"부서 간 경계를 허물어 안산 시민 모두가 만족할 수 있는 교육지원 행정을 펼치겠습니다."
4차 산업혁명시대를 맞아 급변하는 시대상황을 선도하기 위해서는 조직문화 개선이 동반돼야 한다는 의견이 있다.
미래세대와 깊게 연관된 현 교육기관들 역시 마찬가지다. 이에 수평적·효율적인 조직문화를 조성하기 위해 많은 방법이 연구되면서, 제한된 업무공간에서 벗어나야 한다는 의견도 나오고 있다.
이러한 필요성에 의해 지난 6월 20일 경기도 안산교육지원청은 '정보통신기술(IT)을 기반으로 직원들이 가장 몰입하기 좋고, 각 부서간 소통과 협업이 용이한 업무공간'을 목표로 경기도 내 교육기관 중 유일하게 자율좌석제를 갖춘 최초의 스마트청사로서 업무를 시작했다.
2019년 교육부 중앙투자심사 이후 지난해 2월부터 청사 신축 공사를 진행하는 과정에서 외부는 물론 내부 직원들마저도 스마트청사에 대한 기대와 우려를 나타내는 등 다양한 의견이 오갔지만, 현재 높은 직원 만족도를 보이면서 성공적인 시스템을 마련했다는 평가다.
뿐만 아니라 교육기관 내 자율좌석제가 무사히 정착하면서 지역사회·교육공동체와 함께하는 허브공간으로의 활약도 기대되면서 교육행정서비스의 질적 향상도 자연스럽게 노릴 수 있게 됐다는 의견도 나온다.
이에 프레시안은 안산교육지원청 홍정표 교육장과의 인터뷰를 통해 스마트청사로써의 건립 취지와 과정, 향후 계획 등을 알아봤다.
다음은 홍 교육장과의 일문일답.
□ 스마트청사 건립 과정에 대해 간단하게 설명해달라.
안산교육지원청 스마트청사는 지역사회와 함께하는 새로운 미래교육공간을 마련해 보다 양질의 교육행정서비스를 제공하고자 2018년 4월 임시청사 이전을 시작으로 본격 추진됐다.
2019년 교육부 중앙투자심사를 통과해 2020년 5월 6890㎡ 규모의 현 청사 부지를 매입했으며, 지난해 2월부터 약 1년 5개월 동안 청사 신축 공사를 진행하면서 각종 스마트청사 시스템을 구축했다. 이어 지난 6월 20일부터는 청사 이전 완료 후 현 스마트청사에서 업무를 이어나가고 있다.
안산교육지원청의 스마트청사 시스템은 크게 두 가지를 목표로 해 추진됐다.
공간과 일하는 방식의 혁신으로 새로운 문화를 조성해 급변하는 시대상황에 맞게 신속·효과적으로 대응할 수 있는 수평적이고 효율적인 조직을 구축하는 것과 지역사회와 교육공동체가 함께 협력·성장하는 열린 교육지원청을 구축하는 것이다. 항상 이를 중점적으로 생각해 공간을 조성하고 운영 방식을 설정했다.
내부 구성으로는 1~2층은 민원실, 현장지원실 및 북카페와 강의실, 어울림실 등 열린 공간을 마련해 편리한 동선으로 접근성을 높였고, 3층은 정책지원공간으로 꾸며 부서 내·외부간 협력체계를 강화할 수 있도록 했다. 이어 4~5층에는 스마트청사 업무공간을 조성하면서 앞서 언급했던 수평·효율적 업무환경을 구축하기 위해 낭비 공간을 최대한 줄이고, 협의·휴게공간을 확대하는 등 업무공간을 최적화했다.
□ 안산교육지원청의 스마트청사 시스템에 대해 소개하자면.
안산교육지원청은 공공기관으로서는 전국 최초로 전 부서에 스마트오피스를 적용하면서, 미래 지향적이고 획기적인 자율좌석 업무 시스템을 통해 언제 어디서든 직원 누구나 원하는 자리에서 효율적이고 유연하게 업무를 처리할 수 있도록 디자인됐다.
우선 고정 좌석을 없애고 부서 간 경계를 허물어, 공간의 제약을 받지 않고 직급의 구분 없이 누구와도 의견을 나누고 협업할 수 있으면서도 팀과 소속 부서의 공동체성을 유지할 수 있도록 언제든지 예약해 사용할 수 있는 다양한 규모의 협의회실 30여 개를 함께 배치했다.
그리고 키오스크나 웹을 통해 회의실을 현장에서 간편하게 예약하고 예약현황을 확인할 수 있는 회의실예약시스템을 비롯해, 무분별한 인쇄를 방지하고 문서 보안을 강화하고자 본인 인증을 통해 인쇄 작업이 가능한 통합출력관리시스템 등 각종 스마트청사 시스템을 조성하면서 업무 편의성과 효율성을 크게 향상시켰다.
또 소통관이라는 별도 건물을 둬 그 안에 크고 작은 강의실, 협의실, 카페 공간, 인터넷 사무공간 등을 마련해 놓았다. 이에 학생·학부모·교직원뿐 아니라 지역 주민 등 누구에게나 열린 공간을 제공해 지역사회와 학교와 교육지원청이 함께 소통하며 성장할 수 있기를 기대하고 있다.
이 같은 시스템을 구축하기 위한 구체적 내용으로는 스마트청사 내부 어디서나 업무를 할 수 있도록 업무용 컴퓨터를 이동 가능한 노트북으로 교체하였고, 직원이 예약한 좌석의 전화번호가 해당 직원의 업무 번호로 자동으로 변경되는 이 이동형 사무실전화시스템을 구축했다. 그러면서 자율좌석제 시행에 따라 개인 물품을 보관할 수 있도록 1인 1로커를 제공했다.
현재 200여 명의 직원들이 있지만, 좌석은 그보다 부족한 90% 수준이다. 처음에는 자리 부족에 대한 우려가 많았지만, 막상 운영하고 보니 외근이나 휴가 등으로 인해 모든 좌석이 차는 일은 거의 없다.
비록 매일 출·퇴근마다 업무에 필요한 물건을 옮기기 힘들다는 의견도 있지만 각 직원의 성향에 맞게, 일을 가장 잘 할 수 있는 자리를 선택하고 타 부서와 자주 접촉하면서 서로 협업할 때 소통하기 용이하다는 장점이 더 크다고 생각한다.
실제 스마트 청사 시스템에 대한 직원 만족도를 조사한 결과 보통 또는 만족 등 긍정적이라는 의견이 지난 9월 90%, 지난달 97% 수준으로 점차 높게 나온 바 있다.
□ 향후 안산교육지원청 발전 방향에 대한 계획과 목표가 있다면.
앞으로 안산교육지원청은 이곳 스마트청사에서 미래 교육 역량을 강화하고 효율적인 현장 지원을 위해 스마트청사를 지속적으로 개선·발전시킬 예정이다.
이에 공공기관의 미래 청사 모델을 제공하고, 학교·학생·지역사회와 함께 소통·협력하는 스마트 혁신교육의 허브가 돼 안산 시민 모두가 최대한 만족할 수 있는 풍부한 맞춤형 교육지원 행정을 펼쳐나가고자 한다.
실제 민원실 바로 옆에 현장지원실을 둬 민원인들과 밀접하게 대면·공감하면서 함께 교육현장의 문제를 해결할 수 있는 환경을 조성했으며, 학생과 학부모, 교직원 및 지역주민이 이용할 수 있는 열린 공간을 통해 지역사회와 학교, 교육지원청이 함꼐 성장할 수 있는 환경을 구축한 만큼 이러한 허브공간으로서의 역할이 무척 기대된다.
이어 내년에는 경기도교육청이 광교 신청사로 이전하고 업무용 클라우드시스템 등 각종 스마트오피스시스템의 구축이 예정돼 있는 만큼, 그에 발맞춰 스마트청사를 새롭게 구성하는 한편 그 이전까지는 현재까지 시행 가능한 선에서 최적의 시스템을 운영할 예정이다.
마지막 여담으로 새롭게 청사를 짓고 짐을 옮기기 전날까지도 내부 직원들이 반대를 했었다. 그러나 막상 추진하고 나니 '괜찮다', '할 만하다', '좋다' 등의 의견이 대다수를 차지했다. 앞서 언급했던 만족도 조사에서의 불만도 '내가 앉고싶은 자리를 앉지 못해 아쉽다', '일부 노트북에서 잔고장이 있다', 복합기 수가 적다' 등의 바로 해결 가능한 수준이다.
긍정적인 의견으로 바뀐 데에는 내부 경영팀에서의 홍보 영향도 있었겠지만, 새 시스템에 대한 막연한 불신 등 미지에 대한 불안이 해소됐다는 점이 가장 컸던 것 같다. 내년 광교로 이전하는 경기도교육청 역시 스마트오피스로 운영되는만큼, 기존 시스템에 안주하는 것보다 발빠르게 새로운 시스템을 구축했다는 데 자체적으로 긍정적인 평가를 내리고 싶다.
전체댓글 0