민선 8기 동해시, 종이 없는 회의 등 업무 다이어트 ‘눈길’

주간업무보고회부터 회의자료 작성 중단 등

민선 8기 동해시가 ‘일하는 방식’ 개선과 조직문화 혁신을 위해 종이 없는 회의 진행 및 보고체계 간소화 등 업무 효율성을 높여나가 눈길을 끌고 있다.

시는 매주 화요일 진행되던 주간업무보고 회의자료 작성을 지난 26일부터 중단했다.

▲27일 열린 민선8기 분야별 허심탄회 토크에서 심규언 동해시장이 참석자들과 대화하고 있다. ⓒ동해시

이는 일상적으로 반복돼 왔던 회의자료 작성·취합 대신 시정 현안에 대한 효율적이고 심도 있는 토의를 진행하기 위한 조치다.

대신 기존의 현안토론회와 월간업무계획보고회를 통해 전 부서의 업무를 공유하게 된다.

또, 반복 보고로 인한 비효율성을 방지하기 위해 실무자부터 팀장, 과장, 실·국장이 모여서 회의를 진행하는 동시보고제도 실시하기로 했다. 기존 실무자부터 팀장, 과장 순으로 진행되는 보고 절차에서는 상호 의견 교환이 원활하지 않거나 왜곡되는 부작용도 나타났기 때문이다.

의사 결정이 필요 없는 단순보고와 반복 업무의 공문 과다 생산을 방지하기 위해 메모 보고 이용을 활성화해 나가는 한편, 1장 보고서(OPR-one page report) 작성을 유도하고 이를 위한 표준화된 보고서 템플릿도 개발하기로 했다.

시는 이 외에도, 현재 내부 직원들을 대상으로 조직문화혁신을 위한 ‘우리 모두 공감하는 업무다이어트’ 캠페인 설문조사도 진행 중이다. 조사 결과를 바탕으로 MZ세대를 비롯한 직원들이 효율적으로 일할 수 있는 조직분위기를 만들어나갈 계획이다.

심규언 동해시장은 “새로운 민선 8기가 시작되는 만큼 조직 구성원 상호 간 이해와 소통을 기반으로, 수평적이고 창의적인 조직문화를 만들어 나갈 계획”이라며 “시민의 행복을 위한 조직혁신, 적극행정을 지속 추진해 나가겠다”고 전했다.